¿Qué necesitas para un proceso de compras eficaz? Las 5 mejores prácticas

abril 07, 2021

 ¿Qué necesitas para un proceso de compras eficaz? Las 5 mejores prácticas



Puesto que, la práctica hace al maestro a continuación, te sugiero 5 claves para lograr un proceso de compras más eficiente en tu emprendimiento; no importa si estas iniciando o ya tienes tiempo con tu empresa; si aún no lo has hecho pues ahora, es el momento de comenzar a crear procesos y estructura para que logres ser más efectivo en tu negocio y esto se logra pasito a pasito 😉





5 MEJORES PRÁCTICAS PARA UN PROCESO DE COMPRAS EFICAZ


1.- Define los pasos de tu ciclo de compras

Conocer a detalle cada aspecto del proceso de compra te ayudará a detectar áreas de oportunidad y a optimizar las actividades de manera que los esfuerzos se concentren en mejorar el rendimiento y lograr una gestión exitosa.


1.1 Determina las necesidades (el departamento que tiene la necesidad remite al departamento de compras la orden de requisición de compra.


1.2 Selección de fuente de suministro: La persona encargada de las compras comienza a buscar que proveedores pueden proveerle el producto a comprar aquí te comparto el proceso:


  • Identificación de proveedores potenciales.
  • Paralelamente al proceso anterior de búsqueda de proveedores, comienza a preparar la orden de compra que se remitirá a los proveedores seleccionados.
  • Una vez preparada y emitida la orden de compra a los proveedores seleccionados para recibirla, se espera un tiempo (marcado por el departamento de compras te recomiendo esperar 1 día) para recibir contestación a esta oferta.
  • Luego se produce la comparación comercial de las ofertas recibidas de acuerdo a unos parámetros establecidos clave (estos dependerán de cada empresa), por ejemplo: disponibilidad del producto, tiempos de entrega, calidad valor. Elige el proveedor más adecuado. Te recuerdo que si el proveedor falla esto impactara directamente en tu negocio.


1.3 Emisión y seguimiento de pedido: La persona de compras una vez cerrado el acuerdo emite la orden de compra al proveedor y a partir de ese momento se dedica a realizar el seguimiento del pedido y a velar por el cumplimiento del mismo en todos sus términos. Si todavía no tienes una persona que se encargue de las compras y las haces tú mismo ¡¡Mantén a la mano tu directorio de proveedores si aún no lo tienes ponte en eso ya!! Te ahorras mucho tiempo.  


1.4 Recepción e inspección del pedido: El proveedor entrega el pedido (con su factura correspondiente) en el punto acordado por la empresa compradora (normalmente en sus almacenes de materia prima o producción), y en recepción del almacén envían dicha factura al departamento de compras y éste a su vez al área de gestión de facturas o cuentas por pagar, que a continuación, después de revisado convenientemente envía a Tesorería para que procedan a su pago. 


2.- Conforma un equipo de compras homogéneo


Aunque parezca obvio, a veces se pasa por alto la importancia de que todos los colaboradores que componen el equipo de compras conozcan a la perfección no sólo los procesos que les corresponden, sino también, los de las demás áreas de la organización.

Así, se reducen las confusiones, pues, existe una retroalimentación constante entre quienes participan activamente en las decisiones de compra.

 

3.-Establece alianzas con tus proveedores 


Mejorar la cadena de suministros es la meta del equipo de compras. Por ello, es esencial que cuentes con un proveedor de confianza con el que puedas trabajar en conjunto y te proporcione, principalmente, facilidades de pago, respuesta rápida de cotizaciones y entrega de pedidos en tiempo y forma.

Ten presente que el proveedor es tu aliado y no tu enemigo;  establecer acuerdos los beneficia a ambos, pues, se crea una relación transparente y duradera que mejorará tu proceso de compras.


4.- Realiza tu presupuesto con anticipación


Este es uno de los pasos más importantes, pues, se trata de determinar cuánto dinero tenemos y cómo vamos a distribuirlo.

Elaborar el presupuesto con anticipación te ayudará a estandarizar tu proceso de compras y prever resultados.

Podrás saber cuánto estás invirtiendo y cuánto debes vender para cumplir con los objetivos de negocio, así como, contar con el capital necesario para adquirir lo necesario para mejorar las operaciones de la organización.


5.- Planifica tus compras


Finalmente llegamos a la planificación de compras que involucra la evaluación de diversos aspectos antes de la solicitud de un pedido.

Debes tomar en cuenta factores como los tiempos de entrega, analizar las cotizaciones de acuerdo a tu presupuesto, revisar las especificaciones y garantías de los productos que vas a adquirir, así como, considerar las posibilidades de negociación con el proveedor.


En tu capacidad de "gestionar" efectivamente está el secreto para alcanzar resultados que excedan por mucho tus mejores proyecciones. Entonces ¿Qué estas esperando?

 

Un abrazo 

Marlene 

Asesora de Nuevas Empresas

Creadora de Acelera tu Gestión Empresarial



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Marlene Manrique
Marlene Manrique

Madre, mujer y emprendedora. Alcancemos juntos tu crecimiento empresarial.

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